Ngăn ngừa gian lận của nhân viên
Sự biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hình thức phổ biến nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng là nạn nhân của sự bịp bợm này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn ngừa được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ được doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.
Phân công công việc cho những người
Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự biển thủ của họ.
Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng
Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của ngân hàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:
Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không biết
Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt
Các chữ ký trông giả mạo
Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự
Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty của bạn
Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn
Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn
Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. Bạn hãy lập quy trình "séc mất hiệu lực" để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.
Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương
Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy tại đây đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra. Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn. Có một cách khác là bạn hãy mở một tài khoản riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản đó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh hàng tháng.
Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền
Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký quỹ" và đóng chúng lên các tấm séc đến - điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt. Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.
Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành - vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm - lại là những người ăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ. Bạn hãy tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ ai đó khác nữa kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.
Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất là một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó khăn khi cố gắng che dấu hành vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất ngờ và gây ngạc nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu bạn nghi ngờ có biển thủ gian lận, hãy cân nhắc việc yêu cầu cụ thể "kiểm toán tìm gian lận" thay cho "kiểm toán chung". Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát như vậy.
Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai sót. Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khoá kế toán ở ngay trường trong địa phương của bạn. Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh của bạn chỉ mở thêm cửa cho biển thủ gian lận mà thôi.
Bảo mật phần mềm kế toán của bạn
Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ. Bạn hãy đảm bảo rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người không được uỷ quyền vào chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.
Quantri.Vn
4 lời khuyên giúp DN vừa và nhỏ ổn định nhân sự
Theo diễn giả chính của chương trình, chuyên gia Phạm Hồng Tâm - nguyên Giám đốc Đào tạo và Phát triển nguồn nhân sự PriceWaterHouse Cooper, lời giải cho vấn đề này là DN cần tiếp cận vấn đề một cách hệ thống.
Hiện có nhiều mô hình hệ thống quản trị nhân sự được áp dụng tại các công ty lớn. Song nếu chỉ áp dụng một cách rập khuôn sẽ tạo nên gánh nặng lẫn lãng phí cho các DN vừa và nhỏ.
Vì vậy, công thức vàng trong quản trị nhân sự đối với các DN có quy mô vừa và nhỏ là hiệu quả công việc nhân viên = năng lực + động lực + môi trường làm việc của mỗi cá nhân.
Theo đó, để tạo được hiệu quả công việc cao, DN cần áp dụng cả nhân trị lẫn pháp trị trong quản lý, đồng thời cung cấp đủ điều kiện để nhân viên làm tốt công việc của mình.
1. Pháp trị KPI
Theo bà Nông Vương Phi - Giám đốc nhân sự Công ty TNHH MTV Dây và Cáp Sacom, KPI là hệ thống được nhiều DN áp dụng hiện nay trong quản lý nhân sự nhưng còn nhiều bất cập.
Về lý thuyết, khi áp dụng hệ thống đánh giá, DN phải xây dựng thước đo chuẩn, người đánh giá phải được đào tạo đúng phương pháp thì hệ thống mới phát huy hết tính khoa học, hiệu quả khi triển khai.
Thực tế khi áp dụng, doanh nhân Nguyễn Thị Minh Châu đến từ Công ty TNHH Truyền thông Mio chia sẻ: "Mỗi lần áp dụng KPI để đánh giá cuối năm thì thường vấp phải phản ứng buồn, khóc của nhân viên. Điều này làm tôi chùn tay trong việc ra quyết định phạt".
Trong trường hợp này, doanh nhân Ngô Thanh Tùng của Công ty cổ phần Active cho rằng khi áp dụng KPI, cấp quản lý cần phân định rõ hai yếu tố định tính và định lượng. Những yếu tố định lượng thì thưởng, phạt dựa theo quy định của công ty. Yếu tố định tính bao gồm những nỗ lực, cảm xúc cá nhân nên đến sau để bổ sung cho quyết định thưởng, phạt. Nếu quá phụ thuộc vào cảm xúc, DN sẽ dễ rơi vào tình huống như trên.
2. Nhân viên là con người, không phải máy móc
Chuyên gia Hồng Tâm lưu ý các DN: “Đừng quên con người khác máy móc. Yếu tố nhân trị trong quản lý là không thể thiếu, bất kể quy mô công ty thế nào. Nếu không làm như vậy sẽ không giữ được người”.
Doanh nhân Trần Hoán Thông đến từ Công ty TNHH Kỹ thuật điện – tự động Tứ Hưng cho rằng DN Việt nhỏ, mang tính chất gia đình nên đôi khi những mô hình đánh giá chặt chẽ của nước ngoài không thể áp dụng được. Vì vậy, bên cạnh pháp trị, các chủ DN vừa và nhỏ cần áp dụng cả nhân trị, tức quan tâm đến đời sống của nhân viên, gia đình nhân viên.
3. Thường xuyên đo lường nhu cầu của nhân viên
Doanh nhân Nguyễn Thiệu Thái của Công ty CP Phần mềm Hiệu Quả Xanh nêu vấn đề: “Chủ DN lo cho nhân viên no thôi chưa đủ mà còn phải biết nhân viên có ấm và hạnh phúc không. Làm thế nào để khảo sát được nhân viên đang ấm hay đang lạnh một cách thực lòng?”.
Về vấn đề này, chuyên gia Hồng Tâm cho rằng định kỳ hằng năm DN cần làm hai khảo sát lớn: mức độ hài lòng của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ của công ty và mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ - tức nhân viên công ty.
Những khảo sát trên dựa trên bảng khảo sát lấy thông tin định lượng và phỏng vấn sâu để có thông tin định tính. Đối với các nhân sự đã rời công ty, DN cũng cần tìm hiểu rõ lý do của sự ra đi là gì để điều chỉnh chính sách nhân sự cho hợp lý.
Để có kết quả khách quan, DN cần một đơn vị thứ ba độc lập để khảo sát, theo chuyên gia.
4. Minh bạch trong quản lý
Vấn đề tiếp theo là làm thế nào các DN vừa và nhỏ có thể tuyển được nhân sự chất lượng cao. Ở yếu tố này, chuyên gia Hồng Tâm phân tích thế mạnh của các DN vừa và nhỏ sẽ tạo ra nhiều cơ hội cho nhân viên để phát triển bản thân và thăng tiến hơn so với công ty lớn. Điều cấp quản lý cần lưu ý là minh bạch trong lộ trình thăng tiến của mỗi nhân viên. Điều này sẽ tạo động lực cho nhân viên phấn đấu.
Tương tự, doanh nhân Nguyễn Thị Mỹ Chi của Công ty cổ phần Ohashi chia sẻ góc nhìn từ thời gian còn là nhân viên một công ty IT. Bà Chi cho rằng các DN cần thông báo rõ ràng về mức lương, cơ hội phát triển bản thân, kể cả thời hạn sẵn sàng để nhân viên ra đi. Điều này sẽ giúp DN chủ động chuẩn bị trước về kế hoạch bổ sung nhân sự cho công ty.
Theo Báo Doanh nhân Sài Gòn
0 nhận xét:
Đăng nhận xét